Lacon’s Blog - HR & BUSINESS

Μετάφραση & Επιμέλεια

Της Βασιλικής Καραγρηγορίου

BSc. in BA, MSc. in Finance

Η διαδικασία πρόσληψης και εκπαίδευσης των στελεχών μιας εταιρείας απαιτεί σημαντικό μέρος χρόνου και χρημάτων. Όμως, πως μπορεί ο εκάστοτε εργοδότης να εξασφαλίσει ότι οι πολύτιμοι εργαζόμενοι του θα παραμείνουν πιστοί στην εταιρεία και πάντα παραγωγικοί; Η διατήρηση των υπαλλήλων είναι αλληλένδετη με τις πελατειακές σχέσεις και με το κόστος εκπαίδευσης και πρόσληψης. Η απώλεια ενός πεπειραμένου υπαλλήλου σχεδόν πάντα οδηγεί σε διόλου ευκαταφρόνητες εταιρικές δαπάνες.

Η ικανοποίηση και η διατήρηση των υπαλλήλων βασίζεται στην ισχυρή ηγεσία και στις υγιείς πρακτικές διοίκησης. Εάν μπορεί να κυριαρχήσει κανείς σ’ αυτές τις τέχνες, τότε μπορεί να εξασφαλίσει ικανοποιημένους και πιστούς υπαλλήλους και πελάτες, με συνέπεια την εταιρική ανάπτυξη, τα κέρδη και την προσωπική του ικανοποίηση.

Ποιοι είναι όμως οι παράγοντες κλειδιά για την επίτευξη των παραπάνω;

• Πολιτικές & Διαδικασίες

Η βάση ενός αποτελεσματικού και αποδοτικού εργασιακού περιβάλλοντος, έγκειται στην δομή, την πειθαρχία και την συνέπεια που παρέχονται με τις ορθές μεθόδους των συστημάτων λειτουργίας. Ένα εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών είναι πολύ σημαντικό για να εξασφαλίσει ότι οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν τι αναμένεται από αυτούς και να γνωρίζουν το πώς πρέπει να χειριστούν τα καθημερινά τους καθήκοντα και αρμοδιότητες. Ειδικά στις μεγάλες επιχειρήσεις, το εγχειρίδιο πολιτικών και διαδικασιών είναι ζωτικής σημασίας, μιας και η δυνατότητά επιτήρησης και επικοινωνίας άμεσα και συχνά με τον κάθε υπάλληλο γίνεται δυσκολότερη.

• Συμβάσεις Εργασίας

Οι συμβάσεις εργασίας είναι απαραίτητες ώστε να εξασφαλίσουν ότι τα συμβαλλόμενα μέρη συμφωνούν με το πότε εισάγονται σε μια σχέση όπως αυτή του εργοδότη και του εργαζομένου. Σαν εργοδότης, πρέπει να καθιερώσετε τους τυποποιημένους όρους και τις διατάξεις στο πλαίσιο των οποίων είστε πρόθυμοι να απασχολήσετε τους εργαζομένους σας. Η σύμβαση εργασίας πρέπει να διευκρινίζει τους όρους, τη λήξη, τα καθήκοντα, τις ευθύνες και την αποζημίωση.

Σιγουρευτείτε ότι ο κάθε νεοπροσληφθείς καταλαβαίνει πλήρως τους όρους της συμφωνίας. Εάν οι υπάλληλοι καταλαβαίνουν επακριβώς τι αναμένεται απ’ αυτούς, τότε είναι λιγότερο πιθανό να αποφύγουν τις ευθύνες τους ή να διαδώσουν εταιρικά μυστικά στους ανταγωνιστές εάν αποχωρήσουν από την εταιρεία σας.

• Εκπαίδευση

Η εκπαίδευση των νέων εργαζομένων πρέπει να είναι πολυδιάστατη και όχι αυστηρώς και μόνο στο αντικείμενο της εργασίας τους. Καταρχήν πρέπει να περιλαμβάνει μια ενημέρωση των πολιτικών και διαδικασιών σας, με έμφαση στα σημαντικότερα σημεία τους. Εδώ να σημειωθεί ότι ο κάθε υπάλληλος είναι σημαντικό να λάβει ένα προσωπικό αντίγραφο του εγχειριδίου πολιτικών και διαδικασιών ώστε να το μελετήσει πριν προσέλθει στην αίθουσα εκπαίδευσης. Επίσης, κατά την διάρκεια της εκπαίδευσης πρέπει να καλυφθεί όσο το δυνατόν πληρέστερα το θέμα της εξυπηρέτησης πελατών και του μάρκετινγκ. Ιδιαίτερη έμφαση πρέπει να δοθεί στο ποια είναι η εταιρική κουλτούρα σας. Σ’αυτό το σημείο καλό είναι να τονιστεί, ότι μια φορά τον χρόνο είναι σημαντικό να υπάρχει αυτό το εκπαιδευτικό πρόγραμμα για όλους τους εργαζομένους. Οι νέοι υπάλληλοι πρέπει επίσης να έχουν αρκετές ημέρες εκμάθησης πάνω στον τομέα της δουλειάς τους είτε με τον διευθυντή τους είτε με τους πεπειραμένους υπαλλήλους, πριν αρχίσουν να εργάζονται στον τομέα αυτό και δεν πρέπει να αφεθούν μόνοι τους έως ότου είναι αρκετά πεπειραμένοι και αποχτήσουν την δέουσα αυτοπεποίθηση ότι μπορούν πλέον να αντεπεξέλθουν από μόνοι τους στις απαιτήσεις της θέσης εργασίας τους. Πολλοί από τους υπαλλήλους απογοητεύονται, κάνουν λάθη ή ακόμα χειρότερα οδηγούν σε δυσαρεστημένους πελάτες λόγω της ανεπαρκής κατάρτισης τους. Η σωστή κατάρτιση θα καταστήσει τη ζωή σας ως διευθυντής πολύ ευκολότερη, και οι υπάλληλοι και οι πελάτες σας θα είναι ευτυχέστεροι.

• Εργαλεία Δουλειάς

Τα εργαλεία δουλειάς των υπαλλήλων αποτελούν μια σημαντική δαπάνη σε οποιαδήποτε εταιρεία αλλά είναι απαραίτητα για να είναι κανείς παραγωγικός. Καλό είναι να πάρετε την γνώμη ενός ειδικού ο οποίος θα σας βοηθήσει να προβείτε στην αγορά του καταλληλότερου σύμφωνα με τις ανάγκες σας εξοπλισμού με το λιγότερο δυνατόν κόστος. Η προσοχή στη λεπτομέρεια και η παροχή των επαρκών εργαλείων δουλειάς, θα αποβάλει μια βασική πηγή απογοήτευσης στους υπαλλήλους και θα αυξήσει την παραγωγικότητα και την ικανοποίηση τους.

• Εργασιακό Περιβάλλον

To πώς οι υπάλληλοί σας αισθάνονται για την δουλειά τους επηρεάζεται πάρα πολύ από τον φυσικό χώρο εργασίας τους. Το γραφείο πρέπει να είναι όμορφα διακοσμημένο και λειτουργικό ώστε να χαίρεται κάποιος να εργάζεται εκεί. Η εντύπωση που αφήνει το φυσικό περιβάλλον εργασίας στους υπαλλήλους σας είναι εξίσου σημαντική με την εικόνα που προβάλλετε στους πελάτες σας, γι’αυτό πρέπει κανείς να σιγουρευτεί ότι θα είναι θετική.

• Υποστήριξη

Οι υπάλληλοι σας θα εκτιμήσουν την επαρκή υποστήριξη σε εργασιακά ζητήματα. Καλό θα ήταν, όταν προκύψει ανάγκη να υπάρχει κάποιος άμεσα διαθέσιμος για να τους βοηθήσει όταν έχουν ερωτήσεις ή αντιμετωπίζουν προβλήματα. Η δυνατότητα επαρκούς βοήθειας για να εξυπηρετηθούν κατάλληλα όλοι οι πελάτες στον χώρο εργασίας, παίζει ουσιαστικό ρόλο για το ηθικό των υπαλλήλων. Είναι πολύ σημαντικό για την απόδοση των υπαλλήλων σας να αισθάνονται ότι δεν είναι μόνοι τους και εκτεθειμένοι χωρίς κάποιον που να μπορούν να απευθυνθούν όταν χρειάζονται βοήθεια και στήριξη.

• Εταιρική Κουλτούρα

Οι εταιρείες παγκόσμιας αναγνώρισης ως οι καλύτερες στον τομέα τους έχουν πάντα αντίστοιχης εμβέλειας εταιρική κουλτούρα. Οι ηγέτες τέτοιων επιχειρήσεων αναγνωρίζουν ότι οι επιχειρήσεις τους υπάρχουν για να ικανοποιήσουν μια κοινωνική ανάγκη. Τα κέρδη δεν είναι ο στόχος, αλλά είναι ένα υποπροϊόν της ικανοποίησης των αναγκών των πελατών και των υπαλλήλων. Οι επιχειρήσεις έχουν επίσης την υπευθυνότητα να συμβάλλουν στις κοινότητες στις οποίες λειτουργούν.

Οι περισσότεροι υπάλληλοι έχουν επίσης την ανάγκη να συνεισφέρουν ουσιαστικά στην κοινωνία μέσω της εργασίας τους. Θέλουν να είναι υπερήφανοι για την εργασία τους και να παραδίδουν ποιοτικά προϊόντα και υπηρεσίες καθώς και να μαθαίνουν συνέχεια και να ανεβαίνουν επαγγελματικά. Μία σωστή εταιρική κουλτούρα επιτρέπει στους υπαλλήλους να συνδυάσουν τις δυνάμεις τους για να ικανοποιήσουν αυτές τις αμοιβαίες ανάγκες ως τμήμα μιας δυναμικής ομάδας.

Η εταιρική κουλτούρα ξεκινάει με την αποστολή και τις αξίες της επιχείρησής σας, οι οποίες πρέπει να έχουν μελετηθεί κατά πολύ για το ποιες είναι και να έχουν συνταχθεί με τον καλύτερο δυνατό τρόπο. Κατά την πρόσληψη νέων υπαλλήλων, είναι σημαντικό να κατανοήσουν και να συμφωνήσουν με τη φιλοσοφία της επιχείρησής σας. Οι αξίες σας δεν πρέπει να υπάρχουν απλά για να υπάρχουν, αλλά πρέπει να εσωτερικοποιηθούν και να ασκηθούν καθημερινά από όλους τους υπαλλήλους. Εσείς πρέπει να καθορίσετε τα πρότυπα για τους ανθρώπους σας.

• Αμοιβές

Ένα σύστημα αμοιβής βάση απόδοσης θα μπορούσε να δημιουργηθεί για να ενθαρρύνει τους υπαλλήλους σας στο να συμπεριφερθούν με τρόπους που θα οδηγήσουν στην επίτευξη των στόχων της επιχείρησής σας, επιτυγχάνοντας παράλληλα τους προσωπικούς τους στόχους. Για να προσελκύσετε τους επιθυμητούς υπαλλήλους, οι αποδοχές πρέπει να είναι ανταγωνιστικές μέσα στη βιομηχανία που εντάσσεται η επιχείρηση σας (ίση ή καλύτερη από τους κύριους ανταγωνιστές σας).

Το σχέδιο αμοιβής πρέπει να είναι αντικειμενικό και δίκαιο για όλους τους υπαλλήλους δηλαδή να είναι ισάξιο με τις συνεισφορές των υπαλλήλων σας. Επίσης πρέπει να ενθαρρύνει συμπεριφορές όπως είναι η τιμιότητα, η επαγγελματική υπερηφάνεια, η συνεχή επαγγελματική εκπαίδευση, η πίστη, η πληρότητα, η αποδοτικότητα, η ομαδική εργασία, η ευγένεια, το ενδιαφέρον για τους πελάτες και η μακροπρόθεσμη σκέψη. Το σχέδιο αμοιβής των εργαζομένων, που επινοείται με αυτούς τους παράγοντες στο μυαλό, περιλαμβάνει ένα ανταγωνιστικό μισθό και το πριμ που δίνεται για παράδειγμα για την εμπειρία ενός υπαλλήλου, για την συμβολή του στην αύξηση των εσόδων του τμήματος και στην ουσία για την έλξη και διατήρηση επαγγελματιών. Η καθιέρωση ενός υγιούς συστήματος αμοιβών είναι ένα από τα σημαντικότερα καθήκοντα που θα αναλάβετε να διεκπεραιώσετε μιας και μόλις καθιερωθεί είναι δύσκολο να γίνουν ριζικές αλλαγές.

• Οφέλη

Τα οφέλη που παρέχει μια εταιρεία, οτιδήποτε οφέλη μπορούν να σας βάλουν σε μια πλεονεκτική θέση σε σχέση με τον ανταγωνισμό στην προσέλκυση και διατήρηση εποχιακών και μόνιμων υπαλλήλων. Ένα σχέδιο διανομής κέρδους θα μπορούσε να υιοθετηθεί για όλους τους υπαλλήλους ώστε να μοιραστούν ένα ποσοστό των κερδών σε αναλογία με τις ετήσιες αποδοχές τους έναντι των συνολικών αποδοχών όλων των υπαλλήλων. Το ποσοστό αυτό θα μπορούσε να είναι για παράδειγμα ένα 10-20%, ανάλογα με το τι θα αποφασίσει η διοίκηση, της αύξησης των κερδών προ-φόρου σε αναλογία με τα προγενέστερα έτη. Όσον αφορά το σχέδιο διανομής κερδών, καλό είναι να αναφερθείτε σε ειδικούς οι οποίοι γνωρίζουν να προτείνουν το καλύτερο για την εταιρεία και τι νομικές προϋποθέσεις υπάρχουν.

Η ασφάλεια ζωής, οι εκπτώσεις για τα προϊόντα και τις υπηρεσίες είναι μερικά από τα επιπλέον οφέλη που μπορείτε να προσφέρετε στους εργαζόμενους σας. Η ουσία είναι το να είστε δημιουργικός. Ακόμα και οι μικρές απροσδόκητες πρωτοβουλίες, όπως η αγορά πίτσας για το προσωπικό του γραφείου τις πιο πολυάσχολες ημέρες της εβδομάδας εργασίας, βοηθούν να κάνουν τους υπαλλήλους σας να εκτιμήσουν την δουλειά τους.

• Αναγνώριση

Πληθώρες μελέτες και έρευνες έχουν καταλήξει στο γεγονός ότι τα χρήματα δεν είναι πάντα το κυρίως κίνητρο για τους περισσότερους υπαλλήλους. Εάν αναγνωρίζετε και επαινείτε τους ανθρώπους σας για την καλή εργασία τους τότε να είστε βέβαιοι ότι θα επαναλάβουν την αξιόλογη απόδοση τους πολλές φορές. Μπορείτε επίσης να τους προσφέρετε «βραβεία αναγνώρισης» εκτός από τα χρήματα, όπως για παράδειγμα εισιτήρια για κινηματογράφο, θέατρο, συναυλία, αθλητικές εκδηλώσεις, δωροεπιταγή για αγορά αγαθών κ.α.. Η προσφορά κάτι απτού δημιουργεί μια πιο μόνιμη εντύπωση. Ο έπαινος πρέπει να είναι ειλικρινής και δίκαιος για όλους. Εφόσον είναι εφικτό, αναγνωρίστε τις αξιόλογες αποδόσεις των υπαλλήλων σας δημόσια, παραδείγματος χάριν στις συνεδριάσεις ή στα ενημερωτικά δελτία υπαλλήλων. Βεβαιωθείτε ότι ανταμείβεται τους υπαλλήλους σας που έρχονται με νέες ενδιαφέρουσες προτάσεις με γνώμονα τους το όφελος της επιχείρησης. Ο εκθειασμός των καλύτερων υπαλλήλων (κορυφαίο 10-20%) θα αυξήσει τους στόχους και θα δώσει μεγαλύτερα κίνητρα και στους πιο αδύνατους υπαλλήλους σας να γίνουν καλύτεροι στην δουλειά τους. Η ουσία είναι να ενθαρρυνθούν οι συμπεριφορές που χτίζουν την επιχείρησή σας, αναγνωρίζοντας τους ανθρώπους σας.

• Επικοινωνία

Η έλλειψη αποτελεσματικής επικοινωνίας από την διοίκηση είναι συνήθως η μέγιστη αιτία για τη δυσαρέσκεια των υπαλλήλων και την πρόωρη αποχώρηση τους. Οι καλοί μάνατζερ θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν και να ακούνε τους υπαλλήλους και να τους διευκολύνουν στα προβλήματα που αντιμετωπίζουν και τις ανησυχίες τους. Κρατήστε την επικοινωνία απλή, παρέχετε επαρκή πληροφόρηση και παραδείγματα για την επίλυση οποιασδήποτε ασάφειας. Δείξτε εμπιστοσύνη στους ανθρώπους σας και δώστε τους την αίσθηση ότι ανήκουν εκεί παρέχοντας τους οικονομικές και άλλες εσωτερικές πληροφορίες της εταιρείας σας. Η διοίκηση μπορεί να λάβει πολύ καλύτερες αποφάσεις εάν λαμβάνει υπόψη της τι έχουν να πουν οι υπάλληλοι της πρώτης γραμμής. Εφόσον οι άνθρωποί σας ξέρουν ότι οι φωνές τους ακούγονται και αισθάνονται πως έχουν συμμετάσχει στην διαδικασία λήψης αποφάσεων, τότε θα είναι περισσότερο ικανοποιημένοι και είναι πολύ πιο πιθανό να υποστηρίξουν τις νέες ιδέες.

• Ενίσχυση αρμοδιοτήτων

Δώστε την δυνατότητα στους υπαλλήλους σας να συμμετέχουν στη λήψη αποφάσεων και την δυνατότητα να ενεργήσουν από μόνοι τους για το συμφέρον της επιχείρησης και των πελατών σας. Παρέχετε την κατάρτιση στην επίλυση πελατειακών προβλημάτων και εμπιστευθείτε τους έπειτα στο να λάβουν τις σωστές αποφάσεις. Δώστε τους τον απαραίτητο χρόνο, μέσα στα πλαίσια της συνεχούς υποστήριξης, για τον σωστό σχεδιασμό και την λήψη αποφάσεων. Μην επικρίνετε τα λάθη των εργαζομένων σας άντ’ αυτού «γιορτάστε» τα τίμια λάθη, μελετήστε τα μαζί τους και υποδείξτε τους τις σωστές λύσεις και κατευθύνσεις ώστε να αποφευχθεί η επανάληψη αυτών. Τίποτα δεν θα σας ικανοποιήσει περισσότερο από το να δείτε τους ανθρώπους σας να αναπτύσσουν τις δεξιότητες και την αυτοπεποίθηση ώστε να ενεργούν ανεξάρτητα και να είναι σε θέση να λαμβάνουν υγιείς αποφάσεις για το συμφέρον της επιχείρησης και των πελατών σας.

• Ηγεσία

Πολλά έχουν ειπωθεί για την ηγεσία αλλά εδώ θα αναφέρουμε τα βασικά στοιχεία που πρέπει να διαθέτει κανείς:

Ακεραιότητα: Πάντα να λέτε την αλήθεια και να κρατάτε τις υποσχέσεις σας, ακόμα κι αν δεν σας είναι ευχάριστο. Εμπιστοσύνη: Πρέπει πρώτα να δείξετε εσείς την εμπιστοσύνη σας στους ανθρώπους κάνοντας τον εαυτό σας τρωτό και μετά να περιμένετε οι άλλοι να εμπιστευτούν εσάς. Σεβασμός: Εάν πραγματικά δεν φροντίζετε για τους ανθρώπους σας θα αισθανθούν την έλλειψη του ενδιαφέροντος σας και δεν θα κερδίσετε τον σεβασμό τους. Δικαιοσύνη: Συμπεριφερθείτε σε όλους τους υπαλλήλους (συμπεριλαμβανομένων των οικογενειακών μελών σας), δίκαια και ίσα ανεξαρτήτως των προσωπικών σας συναισθημάτων. Όραμα: Για να είστε αληθινός ηγέτης, πρέπει να έχετε ένα ειλικρινές και αμετάβλητο όραμα, να είστε σε θέση να το διαβιβάσετε στους ανθρώπους σας, και να μοιραστείτε μαζί τους τον ενθουσιασμό σας γι’ αυτό. Αισιοδοξία: Πρέπει πάντα να είστε θετικοί και βέβαιοι ότι η επιχείρηση θα πετύχει αλλά πρέπει επίσης να είστε ρεαλιστικοί και όχι αιθεροβάμονες. Αποφασιστικός: Εμπιστευθείτε την διαίσθηση σας και μείνετε σταθεροί στις αποφάσεις σας. Η διαίσθηση βασίζεται στην εμπειρία, τις γνώσεις και τις πληροφορίες που μπορεί να μην έχετε συνειδητοποιήσει ότι διαθέτετε. Ομαδική Εργασία: Επιμείνετε στον αμοιβαίο σεβασμό, την ευγένεια και τη συνεργασία μεταξύ των ανθρώπων σας.

• Διασκέδαση

Σε όλο τον κόσμο αρέσει να εργάζεται σε ένα περιβάλλον που μπορεί να έχει και λίγες στιγμές χαλάρωσης και διασκέδασης σε αντίθεση με ένα σοβαρό και αυστηρό χώρο εργασίας. Υπάρχουν πολλοί δημιουργικοί τρόποι για να διασκεδάσουν οι εργαζόμενοι σας όταν χρειάζονται κάποια διέξοδο από το φόρτο της εργασίας τους και το εργασιακό στρες είτε με το να ακούσουν μουσική, να παίξουν σκάκι με κάποιον συνάδελφο τους στο διάλειμμα, να διαβάσουν ένα βιβλίο κ.α. Είναι πολύ σημαντικό, οι υπάλληλοι να γνωρίζουν ότι μπορούν να έχουν μικρά αλλά ευχάριστα διαλείμματα όταν τα χρειάζονται.

Πηγή: http://www.zeromillion.com/business/employee-motivate.html